ADJOINT ADMINISTRATIF H/F EHPAD DE ST CHEF 50% GHND

Description du poste

L’agent en charge de la comptabilité et des achats, assure le traitement comptable des dépenses et des recettes. Il assure la relation avec les usagers et les fournisseurs.

En lien avec le service achats du groupement hospitalier de territoire GHND (Groupement Hospitalier Nord Dauphiné), il gère le mandatement selon le circuit organisationnel défini par l’établissement.

Il participe au suivi de la réalisation du budget et à l’élaboration des documents budgétaires et comptables en lien avec le/la Responsable des affaires financières.

Son activité au sein du bureau des admissions et de l’accueil : le poste relève de la fonction accueil, de gestion et de comptabilité en lien avec les résidents, leurs familles ou tuteurs. Il nécessite la connaissance et l’application des dispositions législatives et/ou réglementaires relevant de la Fonction Publique Hospitalière. Ce poste est en binôme avec l’Adjoint administratif titulaire du poste afin de pouvoir gérer les frais de séjour et les justificatifs nécessaires en tenant compte des évolutions réglementaires et s’assurer de la transmission au trésor public et/ou le Conseil Départemental.

L’agent sera responsable des archives administratives en veillant à une recherche facilitée dans les locaux dédiés selon la procédure d’archivage de l’établissement.

L'engagement et le mandatement des factures

1. Contrôler la validité des pièces justificatives et des factures réceptionnées (papier ou sur la plateforme chorus pro) et les traiter de façon dématérialisée.
2. Préparer les mandatements dans les délais réglementaires impartis
3. Vérifier les imputations comptables en lien avec le Responsable des Affaires Financières (RAF)
4. Transmettre l’ensemble des pièces nécessaires dématérialisées au comptable de la collectivité pour paiement ou encaissement (SGC de la Tour du Pin)
5. Mettre à jour régulièrement les fichiers des comptes de tiers
6. Classer et archiver les pièces et documents comptables ou financiers.

L'émission de titres de recettes

1. Emettre les titres selon la réglementation en vigueur
2. Assurer le suivi du P503 et préparer les écritures comptables de recettes

La préparation et le suivi des crédits et budgétaires

1. Participer à l’élaboration des documents budgétaires (fonctionnement et investissement) en fournissant des données comptables mises à jour
2. Réaliser les engagements et le suivi des crédits
3. Identifier et signaler les écarts significatifs entre prévisions et réalisations
4. Suivre la dette et la trésorerie
5. Suivre l’état des amortissements et des provisions en lien avec le RAF
6. Etablir et contrôler le compte administratif (groupes 1 et 3) et travailler en lien avec le RAF et la Trésorerie de l’établissement lors de l’établissement du compte de gestion
7. Participer à la réalisation des écritures de fin d’année en lien avec le RAF
8. Participer à la clôture de l’exercice comptable en considération des délais et de la journée complémentaire.

Achat

1. Recensement des besoins des utilisateurs et remontée des informations au Directeur des ressources matérielles du groupement pour validation.
2. Assurer le suivi des fournitures administratives et la papèterie et en assurer la distribution selon les besoins des services.

Contrats de maintenance et assurance

1. Assurer le suivi de l’échéancier des contrats de maintenance, et mettre à jour régulièrement, le tableau des divers contrats de maintenance en lien avec les responsables GHND concernés.
2. Alerter le Responsable opérationnel en cas d’écart entre les budgets prévus et réalisés.
3. Assurer en lien avec le service achat mutualisé du groupement le suivi des contrats d’assurance (IARD, statutaires…)

Accueil et admissions

Suppléer l’Adjoint administratif en charge de l’accueil et des admissions en son absence de manière à maintenir un accueil du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30 :

1. Assurer l’accueil des usagers
2. Gérer le standard téléphonique
3. Fournir toutes les informations nécessaires pour une demande d’entrée (liste des pièces à fournir) et vérifier les documents à réception
4. Assurer le suivi des résidents sur GEPSS et Netsoins

Facturation des séjours résidents

Assurer une aide active et la suppléance si besoin de l’Adjoint administratif en charge de la facturation des frais de séjours :

1. Emission des titres et mandats en lien avec les résidents
2. Emission de titres divers relevant de la facturation diverse (téléphone, repas…),
3. Suivi des restes à recouvrer en lien avec la Trésorerie et rédaction de lettres de relance éventuelles.

Gestion du courrier

1. En binôme avec l’Adjoint administratif et en suppléance en cas d’absence :
2. Relever les journaux des résidents à la boite aux lettres dès l’arrivée et noter le nom du résident sur le journal
3. Relever physiquement la boite aux lettres et se rendre physiquement à l’agence postale locale pour poster le courrier quotidien.
4. Trier le courrier selon la procédure interne
5. Assurer l’affranchissement des courriers et correspondances diverses
6. Distribuer le courrier aux résidents en l’absence de l’Animatrice

Poste de catégorie C ouvert au contrat de droit public.

Autres détails